• 2012-05-11 | Túl az alapokon

    A TQM alapvető minőségfejlesztési eszközei 7 QC eszköz néven váltak ismertté. De mit tudunk a vezetői munkára kifejlesztett 7 új QC eszközről?

    Egy film folytatása gyakran jobb, magával ragadóbb, mint az első rész. Alapvetően a folytatás mindig az eredetire épít, folytatva a történetet a már ismert szereplőkkel és beállításokkal, az alapötleteket tovább görgetve enged szélesebb betekintést a részletekbe. Ennek a szellemben íródott meg a Quality Progress munkatársai által (az eredetileg Kaoru Ishikawa által megfogalmazott) 7 QC eszköz bemutatásnak folytatásaként, a 7új QC eszközt összefoglaló cikk. A következőkben rövid kivonatot adunk az angol nyelven megjelent írásból.

    A teljes cikk és a szerzők által használt irodalom az alábbi elérhetőségen taláható:

    Forrás: Quality Progress, 2012. April – Beyond the basics. http://asq.org/quality-progress/2012/04/basic-quality/beyond-the-basics.htm.

    A „régi”, 7QC eszköz - melyek a ok -okozat diagram (Ishikawa); adatgyűjtő lap; szabályozó kártyák; hisztogram; Pareto diagram; szórás diagram; stratifikáció - ismertetése és használata már korábban megtörtént a Quality Progress oldalain (lásd "Building From the Basics," January 2009). Ezúttal a 7vezetői eszköz vagy 7 tervezői eszköz kerül reflektorfénybe, melyeket gyakran csak 7új QC eszközként neveznek: Ezek angol elnevezéssel az:

    • affinity diagram, (KJ diagram)
    • arrow diagram, (Nyíldiagram)
    • matrix data analysis, (Mátrix adatelemzés)
    • matrix diagram, (Mátrix diagram)
    • process decision      program charts,(PDPC módszer)
    • relations diagrams    (Kapcsolati diagram)
    • tree diagram. (Fa diagram)

    7új QC eszközt 1977-ben a JUSE (Union of Japanese Scientists and Engineers) fejlesztette ki a vezetői munka támogatására, melyek a menedzsment által segítik a minőséggel kapcsolatos innovációt, a kommunikációt és a tervezést.

     

    Affinity Diagram 

     

    Az affinity diagram egy vizuális eszköz, mely egy adott témához kapcsolódó ötletek, feltételezések, felvetések kategóriákban történő csoportosítására használható, egy későbbi elemzés előkészítéséhez.Az ötletgeneráló technikát Kawakita Jiro után KJ diagramnak is nevezik.

    Az affinity diagram jól együttműködik a brainstorming módszerrel az ötletek és témák összerendezésében. Lehetőséget ad a csoport által megnevezett feltételezések, ötletek, kreatív csoportokba rendezésére. Lépésről-lépésre rendezi a felmerült ötletek sorát, így segíthet átlendülni a kezdeti ötletzavar okozta káoszon. Az affinity diagram jól használható például:

    • A brainstorming eredményeinek elemzéséhez, az ötletek további releváns kategóriákba, témákba csoportosításával.
    • A tulajdonosok bevonására azon specifikus szituációkba, témákba, melyeknél az Ő tapasztalatuk, tudásuk és támogatásuk szükséges.
    • A kreatív asszociáció és más megközelítés eszközeként.
    • Esetleges hipotézis tesztek, priorizálások, döntés előkészítések esetén az adatok, ötletek további elemzésére.

    Az affinity diagram készítésének első lépése a feltárandó probléma / téma egyértelmű kijelölése.

    Az ötleteket egyenként írjuk fel egy-egy post-it ra. Fontos, hogy legalább akkora betűvel írjunk, hogy a szöveg 5méterről jó olvasható legyen. Az ötleteket véletlenszerűen ragasszuk fel egy táblára, filpp chart-ra -  amely a csoport minden tagja számára jól látható.

    Az 1. sz. ábrán bemutatott példán egy vállalat a közösségi partnereit listázta fel a brainstorming jól ismert eszközével.

    1. számú ábra - az ábra megjelenítéséhez kattintson ide!

    A csoport ezek után határozza meg azokat a kategóriák, melyekbe az egyes ötletek valamely közös pont alapján berendezhetők.

    A 2. számú ábra azt szemlélteti, hogy listázhatók a vállalat közösségi partnerei az affinity diagram segítségével.

    2. számú ábra – az ábra megjelenítéséhez kattintson ide!

    Ha egy ötlet több kategóriába is sorolható, írjuk fel külön lapra és helyezzük el minden releváns csoportba. Előfordulhat, hogy a meghatározott kategóriák egyikébe sem sorolható némely ötlet – ezeket elkülönítjük, és nem helyezzük fel a diagramra - egy későbbi elemzéseknél még értékes szempont lehet.

    Ezek után valamennyi csoportnak elkészítjük a fejléc kártyáját a kategória rövid megnevezésével, majd a csoport még egyszer áttekinti / elfogadja az elkészült diagramot.

    A résztvevők kreativitásának bátorítására két további technika használható:

      1. A cédulák kategóriákba csoportosításánál követeljük meg a csendet. Valamennyi ötletnek a kapcsolódásait/ hova tartozását csöndben “vitassuk” meg. Ez nagyobb figyelmet, koncentrációt igényel a részvevőktől.
      2. A cédulák kategóriák alá helyezésénél a csoporttagok ne a domináns kezüket használják. Más szóval a jobbkezesek bal kézzel, a balkezesek a jobb kezükkel végezzék a kategorizálást.  Ez az egyszerű gyakorlat arra ösztönzi a csoport tagjait, hogy szándékosabbak legyenek a döntéseik és nagyobb figyelmet fordítson azokra. Az affinity diagram felállításával a csoport túlléphet az feltevések, feltételezések  csapdáján és megkezdődhet  a problémák megoldása.

     

    Arrow Diagrams

    A nyíldiagram – más nevén hálódiagram, tevékenység vagy folyamat ábra, stb. – az egyes tevékenységek sorrendiségét ábrázolja a folyamaton, projekten belül. Egy tipikus alappélda a 3. számú ábrán látható.

    3.számú ábra – az ábra megjelenítéséhez kattintson ide!

    A nyíldiagram alapvetően egy nagyon egyszerű és egyértelmű eszköz, melyet idővel már komplex projektek és helyzetek szervezéséhez is használták.  1950-es években, 2 projekt menedzsment technikának köszönhetően –  PERT hálótervezés (Program Evaluation and Review Technique) és a CPM  módszer - a nyíldiagram egy új szintre fejlődött.

    A technikákat az Egyesült Államok haditengerészete fejlesztette ki 1956 és 1958 között a Poláris rakétaprogram irányítására.

    A PERT és CPM ötvözésével a nyíldiagram nagyon specifikus és részletes ütemezést tud előírni,   az egyes tevékenységekhez rendelt részletes és aprólékos információk megadásával. Így  komplex projektek, folyamatok esetén is jól használható.   Az 1. számú táblázat a PERT és CPM terminológia rövid összefoglalása.  A 4. számú ábra egy példát mutat be a PERT és CPM módszerek használatára egy beszállítói kiválasztás és beszerzési megegyezés aláírási folyamatra.

    1.számú táblázat – az ábra megjelenítéséhez kattintson ide!

    4.     számú ábra – az ábra megjelenítéséhez kattintson ide!

    Az un. kritikus út a 4. számú ábrán pirossal jelölve. Ezek azok a kritikus tevékenységek, melyek határidőcsúszás nélkül teljesítendők, mivel jelentős hatásuk van a tervezett befejezési határidőre. A többi tevékenység nagyobb rugalmassággal tervezhető.

    A példában szereplő beszerzési megegyezés elkészítése kezdődhet bármikor a projekt első és kilencedik napja között - korábbi kezdés esetén a tervezett három napos időintervallum is lehet hosszabb.

    A példa jól szemlélteti, hogy a nyíldiagram hogyan segít a projekt erőforrások tervezésében, elosztásában, ill. azon tevékenységek azonosításában melyek kritikusak a projekt időbeni megvalósításához.

     

    Matrix Data Analysis

    Az eredetileg a JUSE által definiált és elnevezett 7 új eszközből az idők folyamán több más nevet kapott, egy azonban ténylegesen, tartalmilag is megváltozott:ez a mátrix adatelemzés.

    Eredeti formájában a mátrix adatelemzés egy nehéz matematikai eszköz volt, jelenleg is kevés  az elérhető anyag erről az eszközről. Helyette inkább a kevésbé bonyolult Prioritization mátrixot alkalmazzák.

    A cikkben a szerző a rendelkezésre álló információkat kiegészítve egy saját példát készített az mátrix adatelemzés eszköz bemutatására:

    A komplex ipari problémák esetén az adatok nem feltétlenül egy dimenzióban vizsgálandók. Esetenként az adatokat több lehetőség szempontjából is elemezzük. Például az gépjárművek a különböző fogyasztói rétegeket megcélozva más és más felszereltséggel készülnek. A különböző demográfiai csoportok eltérő preferenciáik miatt máshogy reagálnak a kínálatra. A fiatalabb korosztály számára fontosabb a design, míg az idősebb vevők a biztonságot és a stabilitást részesítik előnyben. Ugyanilyen különbözőség figyelhető meg a női és férfi vásárlók között a kényelem és színek tekintetében.

    Az autóipari példánál maradva, 100 potencionális vásárló (különböző korú, nemű, a vidéki és városi vevő) 5 felszereltség rangsorolására lett felkérve. A felmérés során a legkisebb pontszámot a legkevésbé preferált, a 10 pontot a leginkább előnyben részesített felszereltség kapta.

    A szerző a cikkben végigviszi az adatok elemzését a mátrix adat elemzés eszközéve. A lépések, matematikai számítások az eredeti írásban olvashatók.

    Külön címszó alatt olvashatunk a Priorization Matrixról is, mely akkor hasznos ha több feltétel (tipikusan 3-6), és több lehetőség (általában 5-10) közül történik a kiválasztás. Alkalmazható fejlesztési projektek, termékek vagy szolgáltatások kiválasztására , de egyéb (pl. szociális) területeken is, mint például döntés egy iskola, egy pénzintézet kiválasztásában vagy akár ingatlan vásárláskor.

     

    Matrix Diagramm

    Az adatok vizuális ábrázolása napjainkban igazán fontos jelentőséggel bír. A mátrix diagram jól használható 2, 3 vagy 4 csoport esetén a csoportokba sorolt információk kapcsolatainak bemutatására.

     A mátrix diagram használatának előfeltétele, hogy felhasználója alaposan ismerje az összehasonlítandó adatokat. Az eszköz jó választás lehet az egyes vevők, vagy a különböző osztályok, folyamatok összehasonlítására. Az összehasonlítandó bemenetek általában az x tengelyen kerülnek felsorolásra, míg az összehasonlítás szempontjai függőlegesen, az y tengelyen kerülnek elhelyezésre.

    Példa: A szerző egy back office folyamatot mutat be, ahol a tevékenység különböző nyomtatványok szkennelése. A termelékenységi adatok átnézésekor gyorsan feltűnik, hogy 2 csoport nagyon eltérő mutatókkal dolgozik.

    Elemzés mátrix diagrammal: A dolgozók nevét egy lapon vízszintes irányban vegyük fel.  Ha túl sok a név, az adatok alapján rendezzük őket kisebb csoportokba. A dolgozók elmondása alapján vegyük fel azon potenciális okokat, területeket, ami hatással lehet az eltérő teljesítményre. A tevékenység kimeneteit a lap alján soroljuk fel. Ezután töltsük fel a mátrixot az adatokkal. A kitöltött mátrix megmutatja a vezetésnek, hogy mennyiben különbözik a dolgozók teljesítménye és az milyen okokra/ hatásokra vezethető vissza.

    A szerző cikkében a 8. számú ábrán bemutatott 2x2 mátrix diagramot is javasolja, mely szervezete által gyakran használt üzleti megbeszélések alkalmával. A mátrix segíti az üzletfeleket a megoldások kiértékelésében, differenciálásában.

    8. számú ábra – az ábra megjelenítéséhez kattintson ide!

    A lényege, hogy a bevezetendő megoldás ráfordításait az általa várható hatással/eredménnyel állítja szembe. A zöld mezőbe eső (nagy várható hatás, kevés befektetéssel) megoldási lehetőségek lehetnek a célzott tevékenységek, melyeket „gyors találat”-ként is neveznek. A piros mezőbe eső nagy erőfeszítéseket és kis hatást eredményező javaslatok a listán kisebb prioritást kapnak.  

    A matrix diagram az adatok megértésének egyszerű, de hatásos módszere, ugyanakkor eredményes megoldás lehet az információk döntéshozatalra történő elkészítéséhez.

     

     

    Process Decision Program Charts

    A PDPC néven rövidített process decesion program chart a projekt rizikó menedzsment nagyszerű eszköze, mely magába foglalja a potenciális jövőbeni problémák proaktív azonosítását is. A PDPC egy keretet, struktúrát biztosít a felléphető problémák azonosításához, ill. a feladatok meghatározásához arra az esetre, ha az esemény bekövetkezik.  

    A PDPC egy vizuális eszköz, amely több más technikának az elemeiből épül fel.

    A PDPC a projekt menedzsment grafikus verziójaként ábrázolja a potenciális problémákat, rizikókat és feltevéseket, így javasolt az eszközt a projekt mappa standard elemeként beépíteni.

    A PDPC a tervezési folyamat valamennyi szintjén hasznosítható: A stratégia tervezés során a kulcs területek kiválasztásában, a program tervezés során a legnagyobb eredménnyel végezhető projekt kiválasztásában, illetve a konkrét projekt azonosítása után projekt végrehajtásának teljes folyamatában használható.

    A 9. számú ábra egy egyszerűsített példát mutat be a PDPC-vel történő program és projekt tervezésre. A termékminőség javítása a tervezésben – mint stratégia célkitűzés – támogatására a  minőségmérnökök oktatása projekt került kiválasztásra A képzések megvalósítására több alternatíva is elemzésre került, végül a saját erőforrással történő oktatás került kiválasztásra.

    9. számú ábra – az ábra megjelenítéséhez kattintson ide!

    A felvetett projekteknél meghatározásra kerültek az előfordulható rizikók/problémák ill. definiálták az ezt csökkentő intézkedéseket. A kiválasztásnál figyelembe vették az egyes rizikókat illetve, hogy az azt csökkenteni hivatott intézkedés mennyire megvalósítható.

    A 9. számú ábrán láthatók a PDPC-ben általánosságban használt jelölések, ami a kivitelezhető ellenintézkedéseket X-el, a praktikus intézkedéseket O-val jelöli. A nem kívánatos intézkedések a példában a becsült költségek, ütemezés vagy logisztika gondok miatt kerültek elvetésre.

    Összefoglalva, a PDPC használata a tervezés során segít a rizikófaktorok azonosításában és csökkentésükben, a kivitelezés során a legnagyobb előny – legkisebb kockázatok arányával járul hozzá a sikeres projekthez. Elmondhatjuk, hogy kiérdemelte a hosszú, leíró megnevezését.

     

    Relations Diagrams

    A kapcsolati diagram az ok- okozati viszony és a kimentre hatással lévő valamennyi tényező grafikus ábrázolása. A 10. számú ábra egy példát mutat be a kapcsolati diagram, amely egy tipikus halszálka vagy ok-okozat diagram variációja.

    10. számú ábra – az ábra megjelenítéséhez kattintson ide!

    Egy kapcsolati diagram elkészítése a probléma megoldás strukturált megközelítése. Jól használható az adott probléma alapos megértésére, mivel segítségével egyértelművé válik, hogy a különböző tényezők milyen kapcsolatban vannak az adott problémával. Miután ezeket a tényezőket megismerjük, eldönthető hogy fontosságuk és hatásuk alapján hogyan kezeljük őket.

    A kapcsolati diagram elkészítése alábbi 5 lépésben foglalható össze:

    1. A csoport tagjainak meghatározása—nem több mint 5-7 ember—akik részt      vesznek a probléma feldolgozásában. A csoport tagjai különböző területeket      képviseljenek, esetleg más szintről válasszuk ki őket.
    2. Az első megbeszélés előtt 1-2 nappal osszuk szét a megoldandó probléma      pontos megfogalmazását, hogy a resztvevők felkészülten jöhessenek a      megbeszélésre.
    3. Valamennyi részvevő írjon fel egy post-it egy tényezőt, mely szerinte      hatással van a problémára. A papírokat gyűjtsük össze és ragasszuk fel a      falra/táblára. Aztán tegyük meg ezt még egyszer vagy többször is, ameddig      valamennyi befolyásoló faktor nem kerül a táblára. A feliratokat felhelyezése      történhet bárhová, nem szükséges sorrendet alkotni.
    4. A      problémát írjuk fel egy másik táblára vagy falra. Ezután vegyünk egy cimkét      az első tábláról és beszéljük meg hogy a rá írt tényező közrejátszhat-e a      problémában, egyetért-e vele a csoport. Ha igen helyezzük a probléma      felírás mellé és húzzunk egy a problémához vezető nyílat. Ezzel a      módszerrel vegyük végig az összes tényezőt - a diagram a 10. számú ábrán      bemutatotthoz fog hasonlítani, Ha egy faktor több kimenethez is      rendelhető, húzzunk nyilat valamennyihez, mint ábrán is látható.
    5. A relation diagram elkészítésére maximum egy órát      tervezzünk be, ezen túl a csapat elveszti érdeklődését, fáradt lesz. Ha      szükséges, inkább készítsük több részletbe.

    A 10. számú ábra példája egyértelműen mutatja, hogy a minőség és profitabilitás közötti kapcsolat menedzsment általi helytelen értelmezése miatt számos tényező felsorolható, amelyek hozzájárulnak a nem megfelelő minőséghez. Mivel azonban számszerű minőségköltség adatok nem állnak rendelkezésre, a minőség és jövedelmezőség közötti kapcsolat nem magyarázható egyértelműen.

    Miután ez világossá vált, eldöntésre került hogy a  nem megfelelő minőség megértéséhez a minőség költségeit egy meghatározott ideig gyűjteni kell. Elegendő adat összegyűjtése és kiértékelése után az eredmények már prezentálhatók a vezetés felé. Ideális esetben, miután egyértelműen látják és megértik az összefüggést a minőség és profitabilitás között, és elindulhat egy célzott minőségjavítás a beszerzés területein.


    Tree diagramm

    A fa diagram segítségével lehetővé válik a stratégiai / magas színtű célok elérését támogató operatív feladatok meghatározására. A fa diagram egy definiált témával indul, amely kettő vagy több ágra bonható, mely ágak aztán feladatok további ágakban folytatódnak.

    Használható az nagyobb kategóriák finomítására, de nagyon sok egyéb alkalmazása is lehetséges. Elmondható, hogy a fa diagram egy általános eszköz és a legkülönfélébb célokra alkalmazható, mint például:

    • Konkrét eredmények eléréséhez szükséges logikai lépések felvázolására.
    • 5 Miért analízis elvégzéséhez a gyökér ok megállapításához.
    • Folyamatábrák részletes lebontásában.      
    • A hierarchikus fejlődés grafikus ábrázolására: (pl. genealógia vagy      osztályozási rendszerek)

    A fa diagram felépítése a hierarchikus megjelenítés leképezés grafikus formába. A fa diagram elnevezés arra utal, hogy a klasszikus elrendezés esetén a diagram egy fa koronájára hasonlít – bár, igazából fejjel lefelé állított fának felel meg.  Esetenként használják a diagramot balról jobbra „terjeszkedő” ábrázolásban is.

     Minden fa diagramnak van egy gyökere, ez tulajdonképpen a kiinduló pont. Innen Az egyes (csomó) pontokból ágazó leveleket ágak kötik össze. 

    A fa diagram készítésekor elsőként definiáljuk a célt, feladatot, mint a diagram gyökér csomópontját. A kiinduló gyökérpontot vagy a diagram tetejére vagy a bal szélre igazítva helyezzük el. Ötleteljünk csapatban, mi kerüljön a hierarchia következő szintjére: ha egy feladat megvalósításán dolgozunk, akkor a következő elvégzendő feladatok, amennyiben egy szervezeti ábrát készítünk, akkor a felsőbb szint felé beszámolással tartozó beosztottak megnevezése következik.

    Addig folytassuk a diagramot, amíg az valamennyi tennivalót, ill. szervezet ábra esetén az összes pozíciót nem tartalmazza. A függőleges fa diagram esetén lefelé írjuk a szinteket, vízszintes diagram esetén jobb oldalra bővítjük az ábrát. Minden szinten ellenőrizzük, hogy a felírt elemek elégségesek és szükségesek-e, ill. hogy a megfelelő szinten vannak-e.

    A 11. számú ábrán bemutatott ábra azt szemlélteti, hogy a minőségirányítási vezetők (ASQ) hogyan készülnek fel a szervezeti kiválóság cím elnyerésére. "Prepare for CMQ/QE"; a főcélt, vagy gyökér csomópontot jelenti, míg az ágak végen megjelenő lehetőségek, mint a "Take ASQ review course,"; "Take another course"; és a "Self-study from ASQ Body of Knowledge" feladatok a cél eléréséhez választható következő szintek. Az egyes csomópontok alatt részlezetett további feladatok addig folytatódnak, míg a lehetőségek és ötletek ki nem merülnek.

    11. számú ábra

    Forrás: Quality Progress, 2012. April – Beyond the basics. http://asq.org/quality-progress/2012/04/basic-quality/beyond-the-basics.htm.

     

    ParLS Kft.